Création d’un formulaire d’inscription

Si vous souhaitez créer un nouveau formulaire d’inscription, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Allez dans la section « Mes événements ou « Mes membres du site.
2. Recherchez le bouton vert « CRÉEZ UN ÉVÉNEMENT » en haut de la page. Si vous êtes dans la section « Mes membres », le bouton sera remplacé par « CRÉEZ UNE PAGE ».
3. 3. Cliquez sur le bouton et remplissez tous les champs obligatoires sous « 01 : Généraux ». Il existe aussi de nombreux paramètres optionnels que vous pouvez utiliser si nécessaire.

   (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur chaque paramètre.

   PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
   Titre de l’événement Le « titre de votre événement » fait référence au nom officiel de votre événement, tel que « Championnat canadien de sport ». Pour les champs de saisie qui permettent des entrées bilingues (français/anglais), vous remarquerez un bouton de basculement EN/FR qui vous permet d’entrer les deux versions. Même si vous n’avez pas de version française, le système affichera la version anglaise pour tous ceux qui consulteront votre page.
   Ajouter des mots-clés Pour accéder à la fenêtre contextuelle « Ajouter des mots-clés », cliquez sur le lien à droite du « Titre de l’événement ». Cette fonction vous permet d’inclure divers mots-clés ou phrases qui, selon vous, aideront les personnes à découvrir votre événement dans notre « calendrier ».
   Type Chaque type a une fonctionnalité identique, à l’exception du type « Produits/Billets », qui élimine les rubriques « 02. Catégories » et « 03. Division ». Ces différents types sont principalement disponibles pour vous aider à organiser vos événements sur notre calendrier et dans votre espace « Mes événements ».
   L’URL de votre page L’URL de votre page fait référence à l’adresse du site web que vous pouvez promouvoir pour rendre votre page accessible à d’autres personnes. Pour rediriger votre propre domaine personnalisé vers votre page Trackie, cliquez simplement sur le lien « Configurez un domaine personnalisé ».
   Ville Permet d’indiquer la ville où se déroule l’événement. Si cela ne s’applique pas (par exemple, pour un webinaire en ligne), sélectionnez « Non applicable ».
   Ajouter le lieu du site Pour accéder à la fenêtre contextuelle « Ajouter le lieu du site », cliquez sur le lien à droite de « Ville ». En ajoutant l’adresse du ou des lieux où se déroule votre événement, vous pouvez créer une carte interactive sur la page Web de votre événement.
   Pays Permet d’indiquer le pays où se déroule votre événement.
   Province/État/Région Permet d’indiquer la province/état/région où se déroule l’événement. Si ce paramètre ne s’applique pas (par exemple, un séminaire en ligne), vous pouvez sélectionner « Autre » et saisir l’option appropriée, par exemple « En ligne ».
   Logo Vous pouvez télécharger votre propre logo, qui sera mis en évidence sur la page Web de votre événement, sur les formulaires d’inscription et à d’autres endroits pertinents.
   Image de bannière Vous avez la possibilité de télécharger vos propres images de bannières ou de sélectionner l’une de nos images de bannières en stock, qui seront affichées sur la page web de votre événement.
   Couleur de la page Vous pouvez choisir la couleur qui représente le mieux votre événement, qui sera utilisée pour divers éléments de la page Web de votre événement, tels que les boutons et les icônes.
   Date Vous permet de préciser la ou les dates auxquelles votre événement aura lieu. Si vous n’êtes pas sûr de la date, vous pouvez cocher la case « À confirmer ». Si une date ne s’applique pas à votre événement, cochez la case « Ne s’applique pas ». L’option « + Dates multiples » est uniquement utilisée à des fins visuelles. Cette option ne permet pas aux participants de s’inscrire à chaque date séparément.
   Twitter/Facebook Permet d’intégrer des widgets de médias sociaux dans la page Web de votre événement.
   Site internet externe Si vous disposez d’un site internet externe, vous pouvez le relier à la page Web de votre événement.
   Coordonnées de la personne-ressource Vous pouvez saisir toutes les coordonnées pertinentes pour votre événement, ce qui permet aux inscrits de savoir qui contacter s’ils ont des questions spécifiques.
   Documents Vous avez la possibilité de téléverser divers documents ou de créer des liens vers des sites Web externes qui peuvent être utiles à vos participants pour obtenir des informations supplémentaires sur votre événement. Une fois que vous aurez ajouté des documents supplémentaires, ils apparaîtront sur la page Web de votre événement dans une présentation similaire à celle de l’image ci-dessus.
   Autres renseignements Vous disposez d’une zone de texte ouverte dans laquelle vous pouvez inclure tout renseignement supplémentaire sur votre événement que vous jugez utile pour vos participants.
   Ces fonctionnalités étant plus complètes, elles ont fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez apprendre comment elles fonctionnent. • Gérer les questions • Renonciation • Achats additionnels • Messages personnalisés

   PARAMÈTRES AVANCÉS
   Désactiver la page Web publique Chaque configuration d’événement a la possibilité d’avoir sa propre page Web. Vous trouverez de plus amples informations sur cette fonctionnalité dans la documentation relative à la page Web. Si vous préférez ne pas utiliser le composant « page Web » et souhaitez plutôt rediriger les inscrits directement vers votre formulaire d’inscription, vous pouvez facilement désactiver la page Web.
   Masquer le partage des médias sociaux Chaque page Web d’événement comprend un widget de partage de médias sociaux qui permet aux participants de partager facilement votre événement sur Facebook, Twitter et d’autres plateformes. Si vous souhaitez supprimer ce widget de la page Web de votre événement, vous pouvez le faire.
   Rediriger cette page vers une autre page Cette fonctionnalité vous permet de rediriger d’autres pages d’événements que vous avez créées vers une autre page d’événement. Cela peut s’avérer utile, par exemple, si vous avez organisé les Championnats sur piste 2022, puis mis en place l’édition 2023 l’année suivante. En redirigeant votre ancienne page 2022 vers la nouvelle page 2023, vous pouvez vous assurer que les inscrits qui arrivent sur l’ancienne page par le biais de moteurs de recherche ou d’autres moyens sont automatiquement redirigés vers les informations les plus récentes.
   Exiger un téléphone de facturation Vous pouvez décider de demander ou non le numéro de téléphone de facturation de la personne au moment de l’inscription.
   Activer l’avis d’inscription Vous permet de recevoir des avis par courriel lorsque des personnes s’inscrivent à votre événement. Vous pouvez saisir plusieurs adresses électroniques en les séparant par une virgule.
   Permettre le transfert d’inscrit Permet aux personnes de transférer leur inscription à une autre personne.
   Intégrer Google Analytics Permet de surveiller le trafic et l’analyse du site Web par le biais de votre compte Google Analytics personnel.
   Liste de confirmation publique Cette fonction vous permet de contrôler la visibilité de la liste des inscriptions à votre événement. Si la valeur est « oui », la liste sera accessible à tous; si la valeur est « non », seul l’administrateur(trice) peut la consulter; et si la valeur est « accès aux inscrits seulement », seuls les inscrits peuvent accéder à la liste de confirmation. En cochant l’option « Afficher seulement après la date limite d’inscription », votre liste de confirmation publique sera masquée au public jusqu’à ce que la date limite d’inscription soit passée. Format de la liste de confirmation Ce paramètre vous permet de modifier le format de votre confirmation. Colonnes multiples : les inscrits sont classés par sexe et/ou par division. Colonne unique : affiche tous les inscrits dans une seule colonne. Boîte de recherche : permet aux inscrits de rechercher l’inscription d’une personne spécifique.
   Combiner la liste des inscriptions avec d’autres pages Ce paramètre vous permet de combiner différentes inscriptions à des événements dans une seule liste de confirmation. Par exemple, si vous souhaitez créer des formulaires d’inscription distincts pour les athlètes des équipes provinciales et les athlètes libres, vous pouvez toujours combiner leurs inscriptions pour qu’elles apparaissent ensemble.
   Activer la modification Si vous souhaitez que les inscrits aient la possibilité de modifier leurs informations une fois l’inscription terminée. Le lien « paramètres » vous permet de sélectionner les champs modifiables et de fixer une date limite pour la saisie des modifications, le cas échéant.
   Permettre les retraits Permet aux inscrits d’annuler leur propre inscription. Le lien « paramètres » vous permet de fixer une date limite d’annulation et de déterminer la procédure de traitement des remboursements. Pour en savoir plus sur l’envoi des remboursements, cliquez ici.
   Approuver manuellement les inscriptions Ce paramètre vous permet de masquer les inscrits de la liste de confirmation publique jusqu’à ce qu’ils soient approuvés manuellement par un administrateur. N’oubliez pas que si vous percevez des paiements en ligne, les inscrits recevront une facture au moment de l’inscription, même si leur statut est en attente d’approbation. Si une personne n’est pas approuvée et que vous souhaitez procéder à un remboursement, vous devez toujours lancer manuellement la procédure de remboursement. Si vous ne souhaitez pas que les inscrits paient au moment de l’inscription, nous vous suggérons d’utiliser plutôt notre fonction de limites d’inscription et de liste d’attente.
   Masquer sur Trackie Ce paramètre vous permet de masquer votre événement dans notre calendrier public.
   Désactiver l’inscription Ce paramètre vous permet de désactiver votre formulaire d’inscription, empêchant ainsi toute personne de s’inscrire à votre événement. Toutefois, en tant qu’administrateur(trice), vous y aurez toujours accès.
   Configurer le code d’accès Ce paramètre vous permet de protéger votre formulaire d’inscription par un mot de passe, ce qui signifie que sans le code d’accès, les inscrits ne pourront pas s’inscrire à votre événement.
   Restreindre l’accès à des courriels spécifiques Ce paramètre vous permet de limiter l’accès à votre formulaire d’inscription à certaines adresses électroniques. Pour s’inscrire à votre événement, les personnes devront d’abord se connecter à l’aide de leur adresse électronique. Si l’option « Autoriser l’inscription d’autres personnes en tant que personnes indépendantes » est sélectionnée, n’importe qui peut s’inscrire à votre événement. Toutefois, si leur adresse électronique ne figure pas dans votre liste, ils devront s’inscrire en tant qu’« indépendant » (c’est-à-dire sans pouvoir choisir un club ou une équipe).
   Autoriser la promotion du bénévolat Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.
   Permettre les dons Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.
   Activer les matchs et les tournois éliminatoires Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.
   Autoriser les importations de Hy-Tek Team Manager Ce paramètre vous permet de télécharger votre fichier Hy-Tek Meet Manager (*.ev1) afin de permettre aux entraîneurs de travailler sur leurs inscriptions à l’aide de Hy-Tek Team Manager et de les importer ensuite dans Trackie. Vous pouvez créer votre fichier de rencontres (*.ev1) dans Hy-Tek Meet Manager en choisissant « Fichier » → « Export » → « Événements pour le gestionnaire d’équipe ».

4. Après avoir fourni toutes les informations requises sous « 01 : Généraux », il vous suffit de cliquer sur le bouton « CONTINUEZ VERS L’ÉTAPE SUIVANTE » pour passer à l’étape suivante.

5. Chacune des étapes restantes vous permet de personnaliser davantage votre formulaire d’inscription. Chaque étape fait l’objet d’une section dédiée dans notre base de connaissances, où vous pourrez en apprendre davantage.

   02 : Catégories : Dans cette section, vous pouvez créer différentes catégories avec des restrictions d’âge. En savoir plus

   

   03 : Divisions : Dans cette section, vous pouvez créer des épreuves/divisions spécifiques (telles que 100 m, 200 m, saut en longueur, etc.) ou des types de membres (tels que les athlètes, les entraîneurs, les officiels, les associés, etc.) En savoir plus

   

   04 : Paiements et dates limites : Dans cette section, vous pouvez spécifier les délais d’inscription et les coûts. En savoir plus

   

   05 : Confirmation : Cette section vous donne un aperçu de tous vos paramètres.

   

Édition de formulaires créés antérieurement

Ces étapes simples vous aideront à modifier un formulaire d’inscription que vous avez créé précédemment.

1. Pour vous connecter à votre compte, utilisez ce lien : www.trackie.com/fr/connexion/.
2. Accédez à la section « Mes événements » ou « Mes membres », en fonction de l’endroit où vous l’avez créée à l’origine.
3. Cliquez sur le bouton « Options », puis choisissez « Modifier les paramètres ».

---

 

Vous trouverez aussi un lien pour modifier vos paramètres en haut de la section « Voir les inscrits ».

Au cœur de chaque formulaire d’inscription se trouvent des questions! Notre système vous permet de poser autant de questions que nécessaire à vos participants. Cette section fournit des conseils sur la gestion des questions et des formulaires de renonciation qui apparaissent sur votre formulaire d’inscription.

Remarque

L’interface pour « Gérer les questions » et «Renonciation » est très similaire, et les informations fournies ci-dessous s’appliquent aux deux, sauf indication contraire.

Pour accéder aux paramètres de gestion de vos questions/formulaires de renonciation, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur les boutons « Gérer les questions » ou « Renonciation ».

Vous trouverez ci-dessous l’interface de gestion de vos questions (ou formulaires de renonciation).

(+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur chaque paramètre.

Veuillez noter que nous avons inclus un exemple de formulaire d’inscription qui illustre la plupart des paramètres disponibles.

CHAMPS PAR DÉFAUT
Membre # Ce champ vous permet de valider le statut de membre et vous offre la possibilité de limiter l’inscription à seulement les membres ou d’autoriser les non-membres à s’inscrire. Si vous choisissez cette dernière option, vous pouvez définir des frais supplémentaires pour les non-membres à l’étape 4 « Paiements et date limite ». Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.
Prénom Ce champ vous permet de recueillir le prénom de la personne inscrite.
Nom de famille Ce champ vous permet de recueillir le nom de famille de la personne inscrite.
Sexe Ce champ vous permet de recueillir le sexe de la personne inscrite et, si nécessaire, vous pouvez inclure une option non binaire. Toutefois, si vous avez besoin de plus de trois choix de sexe, nous vous suggérons de créer une question supplémentaire à l’aide du type « liste déroulante personnalisée » ou « boutons radio », qui permet plus d’options.
Date de naissance Ce champ vous permet de recueillir la date de naissance de la personne inscrite. Veuillez noter que ce champ est obligatoire si vous prévoyez de créer des catégories d’âge distinctes à l’étape 2 : Catégories, car le système utilise cette information pour déterminer l’âge de la personne inscrite.
Équipe Ce champ vous permet de recueillir le nom de l’équipe de la personne inscrite. Vous pouvez choisir de le configurer comme une zone de texte ouverte ou un menu déroulant, et vous avez la possibilité de personnaliser la liste des équipes affichées.
Ville d’origine Ce champ vous permet de recueillir la ville d’origine de la personne inscrite.
Adresse postale complète Ce champ vous permet de recueillir l’adresse postale complète de la personne inscrite. Il génère des champs de saisie pour l’adresse postale, la ville, l’état/province, le pays et le code postal.
Niveau scolaire/année Ce champ vous permet de recueillir l’année scolaire de la personne inscrite. Vous avez la possibilité de personnaliser la liste des années scolaires disponibles.
Photo de profil Ce champ permet à la personne inscrite de télécharger une photo d’elle-même.
Courriel individuel Ce champ vous permet de recueillir l’adresse courriel de chaque personne inscrite. Veuillez noter qu’une courriel de facturation est toujours demandé, que ce champ soit activé ou non. Gardez à l’esprit que si, par exemple, un entraîneur inscrit 10 athlètes, les 10 athlètes auront la même courriel de facturation.
Citoyen canadien Ce champ vous permet de savoir si la personne inscrite est un citoyen canadien. Cela peut être particulièrement utile pour les championnats nationaux canadiens, car cela vous permet d’identifier les personnes inscrites qui peuvent recevoir des prix en signalant les citoyens non canadiens à l’aide d’un astérisque.

 

Notre système offre la possibilité de poser différents types de questions.

TYPES DE QUESTIONS
Renonciation textuelle * Disponible uniquement dans les « formulaires de renonciation ». Ce type de champ vous permet de saisir une grande quantité de texte de renonciation, ce qui le rend bien adapté aux renonciations textuelles de grande taille que les personnes inscrites doivent accepter. Ce type de champ de saisie offre aussi la possibilité d’afficher la renonciation dans une fenêtre contextuelle ou directement sur le formulaire d’inscription.
Renonciation téléchargée * Disponible uniquement dans les « formulaires de renonciation ». Ce type de document vous permet de télécharger un document, tel qu’un PDF, contenant le texte de votre renonciation. Les inscrits peuvent consulter le document et l’accepter au moment de l’inscription.
Texte Ce type génère une entrée textuelle de base.
Numérique Ce type génère une entrée textuelle qui doit être une valeur numérique.
Sélecteur de date Ce type génère un sélecteur de date qui permet aux personnes inscrites de sélectionner une date.
Courriel Ce type génère un champ de saisie dans lequel les personnes inscrites peuvent entrer leur courriel. Cette fonction peut être particulièrement utile, car vous pouvez envoyer des courriels à des types d’adresses courriels spécifiques dans la section Envoi de courriels de masse.
Numéro de téléphone Ce type génère une entrée textuelle qui doit être au format d’un numéro de téléphone.
Code postal Ce type génère une entrée textuelle qui doit se présenter sous la forme d’un code postal.
Espace texte (texte sur plusieurs lignes) Ce type génère une entrée textuelle de base qui autorise plusieurs lignes de texte.
Liste déroulante personnalisée Ce type génère un champ de saisie dans lequel les personnes inscrites peuvent sélectionner une option dans une liste d’éléments. Si l’option « Autoriser les sélections multiples » est cochée, la personne inscrite peut sélectionner un ou plusieurs éléments. Si vous souhaitez permettre aux inscrits de saisir une option qui ne figure pas dans la liste, vous pouvez utiliser l’option « Ajouter une autre option ».
Province/État/Région Ce type de formulaire génère un menu déroulant dans lequel les personnes inscrites peuvent sélectionner leur province/état ou région.
Pays Ce type de formulaire génère un menu déroulant dans lequel les personnes inscrites peuvent sélectionner leur pays.
Boutons radio Ce type génère une liste d’options parmi lesquelles la personne ne peut choisir qu’une seule.
Case à cocher Ce type génère un champ de saisie qui peut comporter deux options (coché ou non coché).
Téléchargement de fichiers Ce type de fichier génère un champ de téléchargement de fichier. Vous pouvez choisir d’autoriser tous les types de fichiers ou de les limiter à certains types, tels que les images, les documents, les fichiers audio, les vidéos ou les fichiers compressés.
Étiquette Ce type de formulaire ne nécessite aucune entrée de la part de la personne inscrite. Il peut être utilisé pour organiser votre formulaire d’inscription ou fournir des instructions aux personnes inscrites.

 

Pour accéder à la plupart des paramètres partagés, cliquez sur le lien « (+) Plus de paramètres ».

PARAMÈTRES PARTAGÉS
Champ requis Ce paramètre permet de déterminer si la réponse à la question est obligatoire ou facultative.
Valeur par défaut Ce paramètre vous permet d’attribuer une valeur par défaut à une question. Si vous ne saisissez pas de valeur par défaut, la question sera vide par défaut.
Largeur Vous pouvez utiliser ce paramètre pour gérer la largeur de la question telle qu’elle apparaît sur le formulaire d’inscription.
Date limite Ce paramètre vous permet de masquer une question après une certaine date. Par exemple, si vous souhaitez que les personnes inscrites puissent sélectionner une taille de chemise, mais seulement jusqu’à une date spécifique.
S’applique à Vous pouvez utiliser ce paramètre pour spécifier les personnes inscrites qui verront une question particulière. Par exemple, vous pouvez limiter l’affichage de la question à certaines catégories d’âge ou à certains types/divisions de membres.
Texte de l’infobulle Ce paramètre vous permet d’ajouter des détails supplémentaires sur une question. L’ajout de texte fera apparaître une icône « information » à côté de la question, et quand l’utilisateur la survolera, l’information s’affichera.
Limite de caractères Ce paramètre n’est disponible que pour les entrées textuelles et limite le nombre de caractères que la personne inscrite peut saisir à un nombre spécifié.
Accessible uniquement aux administrateurs Ce paramètre vous permet de générer des questions qui ne sont visibles et modifiables que par les administrateurs.
Afficher/masquer en fonction d’une autre question Ce paramètre permet d’afficher une question en fonction de la réponse à une autre question.

 

Exemple de formulaire d’inscription

Notre système vous permet de proposer des articles supplémentaires à la vente en même temps que votre formulaire d’inscription, tels que des t-shirts de l’événement, des billets pour les spectateurs, des cartes de stationnement, etc.

Pour accéder aux paramètres de gestion des achats additionnels, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur le bouton « Achats additionnels ».

Vous trouverez ci-dessous l’interface de gestion de vos achats additionnels.

3. Modifier
Pour modifier ou supprimer un article, cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder aux paramètres de la question.

4. Enregistrer
Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour les sauvegarder.

Pour obtenir des informations détaillées sur chaque paramètre, cliquez ici.

Pour accéder à la plupart des paramètres, cliquez sur le lien « (+) Plus de paramètres ».

PARAMÈTRES
Nom de l’article Vous pouvez saisir le nom de l’article dans ce champ.
Prix Vous pouvez saisir le prix de l’article dans ce champ.
Image de l’article Vous pouvez télécharger une image de l’article dans ce champ.
Rendre obligatoire Vous pouvez utiliser ce paramètre pour rendre l’achat d’un article obligatoire.
Description de l’article Vous pouvez fournir une description plus détaillée de l’article dans ce champ.
Date limite Ce paramètre permet de masquer un élément après une date donnée.
Texte de l’infobulle Ce paramètre vous permet d’ajouter des détails supplémentaires sur un élément. L’ajout de texte fera apparaître une icône « information » à côté de l’élément, et lorsque l’utilisateur survolera l’icône, les informations s’afficheront.
S’applique à Vous pouvez utiliser ce paramètre pour spécifier les personnes inscrites qui verront un élément particulier. Par exemple, vous pouvez limiter l’affichage d’un élément à certaines catégories d’âge ou à certains types/divisions de membres.
Quantité par défaut Ce paramètre permet de modifier la quantité par défaut d’un élément par personne inscrite. La quantité par défaut est 0.
Quantité minimale Ce paramètre permet de modifier la quantité minimale d’un article par personne inscrite.
Quantité maximale Ce paramètre permet de modifier la quantité maximale d’un élément par personne inscrite.
Tailles/couleurs Vous pouvez utiliser ce paramètre pour inclure différentes tailles et/ou couleurs. Les options disponibles sont les suivantes : • Sans objet • Taille unique • Ajouter des tailles différentes • Ajouter des couleurs différentes • Ajouter des tailles et des couleurs différentes
Inventaire et quantité Vous pouvez utiliser ce paramètre pour spécifier les niveaux d’inventaire. Les options disponibles sont les suivantes : • Quantité illimitée • Définir la quantité totale • Définir la quantité par taille
Fixer des prix différents selon la taille Vous pouvez utiliser ce paramètre pour attribuer un prix différent à chaque taille, par exemple en proposant un prix inférieur pour une taille XXX-Petit.

 

Voici un exemple de la façon dont les achats additionnels apparaissent sur le formulaire d’inscription.

Grâce à notre système, vous pouvez facilement ajouter votre propre texte à plusieurs endroits importants.

Pour accéder aux paramètres des messages personnalisés, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 1 : Généraux » en cliquant sur le bouton « Messages personnalisés ».

Voici à quoi ressemble l’interface de gestion des messages personnalisés.

Notre système vous permet d’ajouter des messages personnalisés à quatre endroits clés :

1. Confirmation/reçu : Une fois l’inscription terminée, la personne inscrite arrivera sur cette page et un reçu sera envoyé au courriel de facturation.
2. Courriel de bienvenue : Vous pouvez choisir d’envoyer un courriel distinct à chaque personne inscrite à la fin de son inscription, en plus de l’accusé de réception.
3. Page d’inscription : Placez un texte en haut du formulaire d’inscription de votre page.
4. Liste de confirmation : Placez un texte en haut de la liste de confirmation publique de votre page.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de texte qui a été ajouté à la page de confirmation/reçu.

Quand vous créez votre formulaire d’inscription, notre système vous permet de créer plusieurs catégories. Vous pouvez personnaliser les noms de ces catégories et, pour chacune d’entre elles, vous pouvez fixer des exigences spécifiques en matière d’âge minimum et maximum, si nécessaire.

Pour accéder aux paramètres des « Catégories », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 2 : Catégories ».

Voici à quoi ressemble l’interface de gestion des catégories.

Paramètres

Ouvert Si vous préférez ne pas créer de catégories distinctes, vous pouvez utiliser le paramètre « Ouvert ». Le menu déroulant des catégories sera alors masqué dans le formulaire d’inscription.

Catégorie spécifique Pour créer des catégories distinctes, utilisez l’option « Catégorie spécifique ». Cela vous permet de créer plusieurs catégories que les personnes inscrites peuvent choisir au moment de de leur inscription.

+ Catégories prédéfinies Vous avez la possibilité de sélectionner des catégories à partir de notre liste prédéfinie de catégories couramment utilisées. En outre, toutes les catégories personnalisées que vous avez créées par le passé apparaîtront aussi dans cette liste.

+ Ajouter une catégorie personnalisée Pour ajouter vos propres catégories personnalisées, il vous suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter une catégorie personnalisée » et de saisir les paramètres souhaités.

Ordre Vous pouvez facilement modifier l’ordre dans lequel les catégories apparaissent sur le formulaire d’inscription en cliquant sur l’icône des « 4 flèches » située à gauche de la catégorie et en la faisant glisser.

Description Ce paramètre vous permet de saisir une description pour votre catégorie.

Type Ce paramètre vous permet de spécifier si la catégorie est basée sur l’âge ou le grade. Si aucune des deux options ne s’applique, vous pouvez choisir « Par âge » et laisser les paramètres d’âge minimum et maximum vides, ce qui permettra à des personnes de tout âge de s’inscrire dans cette catégorie.

Min Ce paramètre vous permet de fixer l’âge minimum ou le niveau requis pour la catégorie, en fonction du « Type » que vous avez sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez « Par âge », vous pouvez saisir « 16 » pour un âge minimum requis de 16 ans. S’il n’y a pas d’âge minimum requis, vous pouvez saisir 0 ou laisser le champ vide.

Max Ce paramètre vous permet de définir l’âge ou le niveau maximum requis pour la catégorie, en fonction du « type » sélectionné. S’il n’y a pas d’exigence maximale, vous pouvez soit laisser le champ vide, soit saisir une valeur que tous les inscrits pourront satisfaire, par exemple 150.

Âge calculé au Ce paramètre vous permet de spécifier la date à laquelle l’âge de la personne inscrite doit être calculé. Il comporte les options suivantes : 31 décembre : L’âge de la personne inscrite sera calculé au 31 décembre de la date de l’événement ou de l’année d’adhésion au club. Date de l’événement : L’âge de la personne inscrite sera calculé en fonction de la date de l’événement. Date d’inscription : L’âge de la personne inscrite sera calculé en fonction de la date d’inscription à l’événement ou au club. Date personnalisée : Vous pouvez sélectionner n’importe quelle date à l’aide d’un sélecteur de date.

Paramètres supplémentaires Pour accéder à des paramètres supplémentaires, cliquez sur l’icône « engrenage » à droite de la catégorie. Les paramètres disponibles sont les suivants : Désactiver cette catégorie : Si vous souhaitez empêcher les futurs inscrits de sélectionner une catégorie sans la supprimer, vous pouvez désactiver cette catégorie. Ne pas exiger la saisie de la date de naissance pour cette catégorie : Si vous souhaitez autoriser la sélection d’une catégorie sans exiger de la personne inscrite qu’elle saisisse sa date de naissance, vous pouvez activer cette option. Division # : Ce champ est utilisé par des programmes tels que HyTek Meet Manager ou Meet Pro pour relier les catégories de notre système aux catégories définies dans Hytek Meet Manager ou Meet Pro. Vous trouverez de plus amples informations sur l’importation dans Hytek Meet Manager ou MeetPro dans leurs sections respectives.

Supprimer Vous pouvez utiliser l’icône de suppression à droite de chaque catégorie pour supprimer une catégorie de votre page. Toutefois, si vous supprimez une catégorie qui compte déjà des inscriptions, les personnes déjà inscrites ne seront pas supprimées. Elle n’apparaîtra simplement plus comme une option pour les futurs inscrits.

OPTIONS AVANCÉES
Permettre aux personnes plus âgées de s’inscrire dans des catégories plus jeunes. Ce paramètre permet aux personnes plus âgées de s’inscrire dans des catégories destinées à des participants plus jeunes. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux parents d’inscrire leurs enfants dans une catégorie enfants.
Permettre aux jeunes de s’inscrire dans des catégories plus âgées. Ce paramètre permet aux jeunes de s’inscrire dans des catégories destinées à des participants plus âgés. Par exemple, si vous autorisez un enfant de 13 ans à s’inscrire dans une catégorie destinée aux 14-15 ans.
Remplir automatiquement la catégorie d’âge en fonction de la date de naissance de la personne inscrite. Quand cette option est activée, le menu déroulant des catégories se remplit automatiquement après que la personne inscrite a saisi sa date de naissance. Cette fonction peut s’avérer utile, mais soyez prudent si vous avez défini des catégories d’âge qui se chevauchent. Dans ce cas, le système remplira automatiquement la première catégorie trouvée pour laquelle la personne inscrite est éligible.
Combiner des catégories sur la liste de confirmation/inscription. Quand il est activé, ce paramètre vous permet de définir différentes catégories tout en faisant en sorte que toutes les personnes inscrites apparaissent ensemble sur la liste de confirmation.
Masquer les catégories dans lesquelles l’inscrit ne peut pas s’inscrire. L’activation de ce paramètre vous permet de masquer les catégories auxquelles un inscrit n’a pas droit, en fonction de son âge ou d’autres critères. Par exemple, si un inscrit a 35 ans, le système masquera automatiquement les options pour les catégories d’âge plus jeunes. Si cette option n’est pas activée, les catégories non éligibles resteront visibles, mais désactivées.
Renommer le menu déroulant comme : Ce paramètre vous permet de personnaliser l’étiquette du menu déroulant « Catégorie » en lui donnant le nom de votre choix.

 

Il est important de noter que les catégories de notre système ne sont pas limitées à des critères d’âge. Vous avez la possibilité de renommer le champ « Catégorie » en fonction de vos besoins. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons renommé les catégories en créneaux horaires.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs divisions ou des événements individuels/types de membres en fonction de vos besoins. Notre système vous permet de personnaliser les noms de ces divisions, ce qui vous donne la possibilité de les utiliser selon vos préférences.

Pour accéder aux paramètres des « Divisions », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres dans la rubrique « Étape 3 : Divisions » (intitulée « Étape 3 : Types de membres » sur les pages de membres).

Voici à quoi ressemble l’interface de gestion de vos divisions.

Paramètres

Division unique Si vous préférez ne pas créer de divisions multiples, vous pouvez utiliser ce paramètre pour simplifier le processus d’inscription. L’activation de cette option supprimera la sélection de la division dans le formulaire d’inscription.

Divisions multiples Si vous souhaitez proposer plusieurs divisions aux inscrits au moment de l’inscription, vous pouvez définir ce paramètre.

+ Divisions prédéfinies Vous avez la possibilité de sélectionner des divisions à partir de notre liste prédéfinie de divisions couramment utilisées. En outre, toutes les divisions personnalisées que vous avez créées par le passé apparaîtront aussi dans cette liste.

+ Ajouter une division personnalisée Pour ajouter vos propres divisions personnalisées, il suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter une division personnalisée » et d’entrer les paramètres souhaités. Au moment de la création d’une division personnalisée, vous pouvez aussi spécifier le « Type ». En fonction du type d’épreuve, différentes options s’offrent à vous, comme le montrent les captures d’écran ci-dessous.

Appliquer aux cases cochées Cette fonction vous permet d’appliquer des paramètres à plusieurs divisions simultanément. En sélectionnant chaque division que vous souhaitez configurer, puis en cliquant sur le lien à droite de « Appliquer à la sélection », vous pouvez rapidement appliquer les paramètres à toutes les divisions sélectionnées.

Ordre Vous pouvez facilement modifier l’ordre dans lequel les divisions apparaissent sur le formulaire d’inscription en cliquant et en faisant glisser l’icône des « 4 flèches » située à gauche de la division.

Description Ce paramètre vous permet de saisir une description de votre division.

Catégories masculines Ce paramètre vous permet de limiter une division à certaines catégories masculines (ou d’interdire l’inscription de participants masculins).

Catégories féminines Ce paramètre vous permet de limiter une division à certaines catégories féminines (ou d’interdire l’inscription des participantes féminines).

Paramètres supplémentaires Pour accéder à des paramètres supplémentaires, cliquez sur l’icône « engrenage » à droite de la division. Les paramètres disponibles sont les suivants : Paramètres généraux Désactiver cette division : Si vous souhaitez empêcher les futurs inscrits de sélectionner une division sans la supprimer, vous pouvez désactiver cette division. Ne pas exiger que cette division soit réservée aux membres : Si votre événement est exclusivement ouvert aux « membres », mais que vous souhaitez aussi rendre certaines divisions accessibles aux non-membres, vous pouvez utiliser cette fonction. Autoriser l’inscription des catégories plus jeunes suivantes : Si vous souhaitez permettre l’inscription de certaines catégories plus jeunes dans une division qui est généralement réservée aux participants plus âgés, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. Si la personne s’est inscrite dans la « nom de la division », elle doit désactiver l’inscription à cette division : Si vous voulez vous assurer qu’une personne qui s’inscrit à une division spécifique ne peut pas s’inscrire à une autre division spécifique, vous pouvez utiliser ce paramètre. Code de division : Ce champ est utilisé par des programmes tels que HyTek Meet Manager ou Meet Pro pour relier les divisions de notre système aux divisions définies dans Hytek Meet Manager ou Meet Pro. Activer le type de saison : Cette fonction vous permet d’établir des divisions saisonnières (généralement utilisées pour les types d’adhésion). Les divisions saisonnières peuvent être configurées pour s’étendre sur une période donnée ou sur un certain nombre de jours/mois/années après l’inscription. Avec les divisions saisonnières, vous pouvez aussi automatiser le processus d’envoi de notifications de renouvellement à chaque personne inscrite avant leur date d’expiration. Au moment de la configuration des types de saisons, vous avez la possibilité de choisir entre le « calendrier statique » et le « calendrier dynamique ». Voici en quoi ils diffèrent : Calendrier statique : Avec cette option, les dates de début et de fin du type de saison sont fixes et ne changent pas, quelle que soit la date d’inscription d’un inscrit. Par exemple, si le type de saison est défini du 1er janvier au 31 décembre, tous les inscrits qui s’inscrivent à ce type pendant cette période auront les mêmes dates de début et de fin. Calendrier dynamique : Cette option permet de baser les dates de début et de fin du type de saison sur la date d’inscription de la personne inscrite. Par exemple, si un type de saison est configuré pour durer un an, la date d’expiration pour chaque personne inscrite sera 365 jours après son inscription. Cap/Liste d’attente Cette fonctionnalité étant plus complète, elle dispose de sa propre section dans la base de connaissances où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.

Supprimer Vous pouvez utiliser l’icône de suppression à droite de chaque division pour supprimer une division de votre page. Toutefois, si vous supprimez une division qui compte déjà des inscriptions, les personnes déjà inscrites ne seront pas supprimées. Elle n’apparaîtra simplement plus comme une option pour les futurs inscrits.

OPTIONS AVANCÉES
Maximum de divisions individuelles par inscrit Ce paramètre vous permet d’empêcher les inscrits de s’inscrire à plus d’un nombre prédéterminé de divisions. Par exemple, si vous organisez une rencontre d’athlétisme qui autorise un maximum de trois épreuves individuelles par inscrit, vous pouvez appliquer cette restriction à l’aide de ce paramètre.
Emplacement des divisions Par défaut, vos divisions seront listées au bas du formulaire d’inscription. Toutefois, ce paramètre vous permet de personnaliser l’emplacement de vos divisions sur le formulaire d’inscription. Par exemple, si vous préférez les placer en haut du formulaire ou après une question spécifique, vous pouvez modifier leur emplacement à l’aide de ce paramètre.
Renommer Ce paramètre vous permet de personnaliser le libellé des options « Division » en y ajoutant une description de votre choix.
Afficher avant/après la catégorie Si vous avez défini des catégories à l’étape 2 : Catégories ce paramètre vous permet de décider si la liste déroulante des divisions doit apparaître avant ou après la liste déroulante des catégories. Ce paramètre n’est pas disponible quand vous utilisez l’option « Afficher comme des cases à cocher ».
Afficher comme des cases à cocher Ce paramètre vous permet de changer le format du menu déroulant en cases à cocher, ce qui est souvent un format plus convivial pour les inscriptions qui permettent des entrées dans plusieurs divisions, comme dans le cas d’une compétition d’athlétisme.
Limiter le formulaire d’inscription à un seul inscrit à la fois Par défaut, le formulaire d’inscription permet à plusieurs personnes de s’inscrire simultanément, par exemple quand une famille inscrit cinq personnes ou qu’un(e) entraîneur(e) inscrit 25 athlètes. Toutefois, si vous préférez limiter votre formulaire d’inscription à une seule personne à la fois, vous pouvez utiliser ce paramètre pour appliquer cette règle.
Autoriser les inscriptions en double Par défaut, le système vérifie automatiquement s’il n’y a pas de double inscription, ce qui se produit quand quelqu’un partage le même nom, la même date de naissance et la même division (pour l’affiliation saisonnière, seuls les membres actifs sont pris en compte). Toutefois, si vous souhaitez autoriser les inscriptions en double, vous pouvez activer ce paramètre.
Exiger des membres de l’équipe pour les relais Si vous avez ajouté des divisions de type « relais », vous pouvez utiliser certains paramètres supplémentaires. Ce paramètre vous permet de demander aux inscrits d’ajouter ou non des membres à l’équipe de relais. Il existe aussi un lien « Paramètres supplémentaires » qui permet d’accéder aux paramètres suivants : # Nombre de membres d’équipe : Ce paramètre permet de définir le nombre minimum et maximum de membres de l’équipe. Permettre les équipes mixtes : Si vous souhaitez autoriser l’inscription d’hommes et de femmes dans les mêmes équipes. Permettre des substituts au sein de l’équipe : : Si vous souhaitez permettre aux inscrits d’inscrire des membres substituts qui peuvent remplacer les membres originaux de l’équipe. Renommer : Vous pouvez utiliser cette fonction pour renommer le terme « Relais ». Par exemple, en karaté, vous pouvez utiliser le terme « Équipe Kata » pour décrire des divisions similaires.
Limite du nombre d’inscrits/liste d’attente (toutes les inscriptions) Cette fonction vous permet de fixer des limites d’inscription. Par exemple, si vous fixez une limite de 1000 participants, l’inscription ne sera accessible qu’aux 1000 premiers inscrits. En outre, vous pouvez activer une liste d’attente si vous le souhaitez. Cette fonctionnalité étant plus complexe, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pourrez apprendre à l’utiliser.
Activer les rangs de rendement Ce paramètre vous permet de recueillir des informations sur les temps personnels des inscrits au cours de la procédure d’inscription. Cette fonction est principalement destinée aux événements tels que l’athlétisme, la natation et autres sports similaires. Quand elle est activée, les paramètres suivants sont disponibles : Afficher sur la liste de confirmation : Si vous avez activé une liste de confirmation publique, vous pouvez choisir d’y afficher les temps à l’aide de cette option. Demandez le lieu/date des rangs de rendement : Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la localisation et la date d’obtention du temps. Exiger le rang de rendement : Si vous souhaitez que les inscrits soient tenus de fournir un temps au cours de la procédure d’inscription. Permettez la consultation des rangs de rendement : Cette fonctionnalité étant plus complexe, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez apprendre à l’utiliser.

 

Il est important de noter que les divisions de notre système sont très flexibles et que vous pouvez renommer l’étiquette « Division » pour qu’elle corresponde à vos besoins. Cela n’est pas limité aux exemples que nous fournissons ci-dessus.

Vous avez la possibilité de fixer plusieurs échéances et de personnaliser dans une large mesure la tarification de votre formulaire d’inscription.

Pour accéder aux paramètres de « Paiements et date limite », vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez ces paramètres sous « Étape 4 : Paiements et date limite ». Il existe de nombreux paramètres, mais nous allons les examiner en détail ci-dessous.

Paramètres

Aucune date limite d’inscription (période d’inscription toujours ouverte) Ce paramètre vous permet d’éliminer toutes les contraintes liées aux délais d’inscription. Il est utile pour les inscriptions qui se déroulent en continu tout au long de l’année, par exemple dans le cas d’un événement ou d’un club fonctionnant toute l’année et acceptant les inscriptions quelle que soit la date.

Aucun frais d’inscription (événement gratuit) Si votre événement ou votre club ne demande pas de frais d’inscription, vous pouvez facilement créer une page d’inscription gratuite. En activant cette option, toutes les options de tarification seront supprimées.

Inscription ouverte à une date précise. Vous pouvez utiliser ce paramètre si vous souhaitez ouvrir votre inscription à une date précise.

Délais Le système vous permet de fixer plusieurs dates limites d’inscription, ce qui peut s’avérer utile si vous souhaitez encourager les inscriptions précoces en offrant des tarifs réduits ou décourager les inscriptions tardives en augmentant les tarifs. Vous avez la possibilité d’activer une « Date limite pour inscription hâtive », une « Date limite d’inscription » et une « Date limite pour inscription tardive ». Cependant, vous pouvez aussi inclure des dates limites supplémentaires en sélectionnant le lien « + Ajouter une autre date limite ». N’oubliez pas que vous pouvez personnaliser les noms de ces délais selon vos besoins (par exemple, vous pouvez renommer le «Date limite pour inscription hâtive » en « Réservation avec rabais »).

Tarif par défaut Ce champ de tarif peut être utilisé pour la tarification directe des inscriptions si vous avez un tarif standard pour chaque inscrit. Ce tarif peut aussi être personnalisé : Par inscrit : Quel que soit le nombre d’inscriptions individuelles/divisions auxquelles une personne s’inscrit, elle ne devra s’acquitter que d’un seul frais. Par exemple, si le frais est fixé à 10,00 $ et qu’une personne s’inscrit aux épreuves du 100 m, du 200 m et du saut en longueur, elle ne devra payer que 10,00 $. Par inscription : La personne inscrite devra s’acquitter de ces frais pour chaque inscription individuelle/division à laquelle elle s’est inscrite. Par exemple, si le tarif est fixé à 10 $ et qu’une personne s’inscrit aux épreuves du 100 m, du 200 m et du saut en longueur, elle devra payer 30 $ au total. Par jour : Au moment de l’activation, le système inclut un champ qui demande le nombre de jours de participation de la personne inscrite. Par exemple, si le tarif est fixé à 10,00 $ et que la personne participe pendant trois jours, elle devra payer un total de 30,00 $. Par groupe : Quel que soit le nombre d’inscrits ou d’inscriptions/divisions individuelles, ils devront tous payer le même tarif. Par exemple, si le tarif est fixé à 100,00 $ et qu’un(e) entraîneur(e) inscrit 20 participants, le tarif total sera de 100,00 $.

Tarif sur mesure Notre système vous permet de créer des tarifs très simples ou complexes pour votre événement ou votre club. Cette fonctionnalité étant plus étendue, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances.

Gérer les promotions Cette fonctionnalité vous permet de générer des codes promotionnels, d’offrir des réductions aux inscrits appartenant à des équipes spécifiques ou de proposer des réductions en fonction du nombre total d’inscriptions. Cette fonctionnalité étant plus étendue, elle dispose d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez obtenir une compréhension détaillée de son fonctionnement.

Gérer les réductions pour des inscrits particuliers Ce paramètre vous permet de proposer des tarifs personnalisés pour une liste désignée d’inscrits. Cette fonctionnalité étant plus complète, elle fait l’objet d’une section distincte dans la base de connaissances, où vous pouvez apprendre comment elle fonctionne.

Frais de traitement Au moment de la collecte de paiements en ligne, notre système facture des frais de traitement. Ces frais peuvent être à la charge de l’inscrit ou pris en charge par l’événement/le club.

Comment voulez-vous traiter les remboursements? Ce paramètre vous permet de choisir comment traiter les remboursements. Les options sont les suivantes : Remboursement manuel : La soumission de remboursements est réservée aux administrateurs. En savoir plus sur la façon dont vous pouvez soumettre des remboursements. Aucun remboursement : Si cette option est choisie, l’administrateur(trice) peut toujours procéder à des remboursements, mais le processus d’inscription comprendra une description informant les inscrits qu’aucun remboursement n’est offert. Rembourser automatiquement les annulations : Si cette option est activée et qu’une personne annule son inscription (si les annulations sont autorisées), le système procédera automatiquement au remboursement de l’inscription. Notez que cette option peut être modifiée manuellement à tout moment. Par exemple, si vous souhaitez que le système rembourse automatiquement les annulations jusqu’à une certaine date, vous pouvez le faire et désactiver l’option à cette date.

Comment aimeriez-vous que nous vous transférions les fonds? Actuellement, les options suivantes sont disponibles : Dans votre compte bancaire (recommandé) : Nous recommandons cette option car elle vous permet de déposer des fonds sur votre compte à tout moment (disponible dans la plupart des pays). Par chèque : Si nécessaire, nous pouvons envoyer un chèque à votre organisation par courrier (disponible au Canada uniquement). Autre méthode de paiement : Si vous souhaitez utiliser une autre méthode de paiement, par exemple un virement électronique.

OPTIONS AVANCÉES
Fuseau horaire Cette fonction vous permet de sélectionner le fuseau horaire sur lequel seront basées les dates limites d’inscription.
Permettre un délai d’inscription supplémentaire après la date limite Par défaut, nous accordons aux personnes qui se sont déjà inscrites sur votre formulaire d’inscription avant la date limite un délai de grâce pour compléter leur inscription. Vous pouvez toutefois modifier ce paramètre selon vos besoins.
Devise Actuellement, nous offrons des capacités d’encaissement de paiements en CAD $, USD $, EUR €, GBP £, et AUD $. Si vous souhaitez traiter des paiements dans une autre devise, veuillez nous contacter à l’adresse hello@trackie.com.
Modifier la date limite pour modification Si vous permettez aux inscrits de modifier leurs données d’inscription, la date limite par défaut pour les modifications est la même que la date limite d’inscription. Cette fonction vous permet d’ajuster la date limite des modifications si nécessaire (par exemple, si vous souhaitez limiter les modifications avant ou après la date limite d’inscription).
Frais pour les non-membres Cette fonction vous permet d’appliquer un frais supplémentaire pour les non-membres. Pour utiliser cette option, vous devez avoir ajouté le champ « # de membre » dans Gérer les questions. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.
Ajouter des frais additionnels Notre système vous permet d’ajouter des frais additionnels à vos frais d’inscription habituels. Par exemple, vous pouvez inclure des « frais de bénévolat » de 5 $ par inscrit pour couvrir des dépenses telles que les déjeuners des bénévoles. Vous avez la possibilité de renommer ces frais supplémentaires en fonction de vos besoins. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.
Charger les taxes Notre système vous permet d’appliquer des taxes en plus des droits d’enregistrement. Par exemple, au Québec, vous pouvez configurer le système pour qu’il ajoute 5 % de TPS et 9,975 % de TVQ aux frais d’inscription. Vous pouvez personnaliser les noms des taxes selon vos besoins et inclure votre numéro de taxe, qui apparaîtra sur les reçus des inscrits. Vous pouvez utiliser le menu déroulant « S’applique à » pour spécifier les catégories et/ou divisions auxquelles ces frais s’appliqueront.
Limite d’équipe La fonction de limite d’équipe vous permet de fixer une limite au nombre de participants ou au montant total par équipe. Voici les options disponibles : Montant limite : Il s’agit du montant total de la limite. Il peut être fixé en dollars ou en nombre de participants. Montant $ / # de participants : Cette option vous permet de choisir si la limite doit être basée sur le montant total en dollars ou sur le nombre total de participants. Séparé par sexe : Quand cette option est cochée, il y aura une limite d’équipe séparée pour les hommes et les femmes de la même équipe. Restreindre à certaines équipes : Cette fonction vous permet de limiter le nombre d’équipes à certaines d’entre elles. Cela peut être utile, par exemple, dans le cadre d’une compétition universitaire/ouvert qui a une limite d’équipe pour les équipes universitaires seulement. S’applique : Ce paramètre n’est disponible que dans les cas où l’option « montant $ » est sélectionnée. Il vous permet de spécifier quels frais sont pris en compte dans le total. Par exemple, si vous avez ajouté un t-shirt à vendre en plus des frais d’inscription, mais que vous ne voulez pas que ces achats de t-shirt soient pris en compte dans la limite d’équipe. Désactiver les inscriptions après la limite / Inscriptions gratuites après la limite : Cette fonction n’est disponible qu’au moment où l’option « # de participants » est sélectionnée. Elle vous permet soit de d’offrir des inscriptions gratuites à l’équipe après avoir atteint sa limite, soit de l’empêcher d’inscrire plus d’un certain nombre de participants.

De nombreux événements et clubs impliquent des structures tarifaires complexes. Grâce à notre système, vous avez la possibilité d’incorporer des tarifs personnalisés pour répondre à vos besoins. Pour accéder aux paramètres permettant d’ajouter des tarifs personnalisés, vous devez d’abord créer un formulaire d’inscription. Vous trouverez les paramètres pour les tarifs personnalisés sous « Étape 4 : Paiements et date limite ».

Pour ajouter un tarif personnalisé, vous pouvez cliquer sur le bouton « + Ajouter un tarif personnalisé » sous la date limite correspondante. Vous pouvez créer autant de tarifs personnalisés que nécessaire. Par exemple, dans l’image ci-dessous, il y a trois tarifs personnalisés pour la date limite pour inscription hâtive et trois pour la date limite d’inscription.

Vous avez la possibilité de choisir entre cinq types :

1. Par # de divisions : Cette option vous permet de spécifier le coût qu’un(e) participant(e) devra payer quand il/elle s’inscrit à une ou plusieurs divisions/événements/types d’adhésion. Par exemple, supposons que vous ayez fixé à 15 $ le tarif de la première division, à 10 $ celui de la deuxième division et à 5 $ celui de la troisième division, et qu’un(e) participant(e) s’inscrit au 100 m, au 200 m et au saut en longueur. Dans ce cas, il/elle devra payer 15,00 $ pour le 100m, 10,00 $ pour le 200m et 5,00 $ pour le saut en longueur, soit un total de 30,00 $.
2. Spécifique à la division/à l’âge : Cette option vous permet d’établir des tarifs personnalisés pour des catégories et/ou divisions particulières. Par exemple, vous pouvez choisir de facturer 30 $ pour les inscriptions au décathlon et à l’heptathlon.
3. Tarif par jour : Cette option vous permet de fixer un tarif de participation par jour.
4. Groupe/famille : Cette option vous permet de configurer la tarification pour les groupes, par exemple une famille de quatre personnes.
5. Montant maximal : Cette option vous permet de fixer le montant maximum des frais qui seront facturés à chaque inscrit.

Vous trouverez ci-dessous une explication plus détaillée de chaque type.

(+) En savoir plus - Par # de divisions

L’image suivante montre l’interface pour « Par # de divisions ».

PARAMÈTRES
Inscription de 1ère division Le tarif qui sera facturé pour la première division du/de la participant(e) (ou l’événement/le type d’adhésion selon le sport).
Inscription de 2e division Le tarif qui sera facturé pour la deuxième division du/de la participant(e).
Inscription de 3e division Le tarif qui sera facturé pour la troisième division du/de la participant(e). Veuillez noter que vous avez aussi la possibilité d’établir des tarifs pour des divisions supplémentaires, telles que la quatrième ou la cinquième division, si vous autorisez les participants à s’inscrire dans ce nombre de divisions.
Inscriptions de divisions additionnelles Le tarif qui sera facturé pour les divisions supplémentaires d’un(e) participant(e). N’oubliez pas que si vous souhaitez facturer des frais pour l’inscription d’un(e) participant(e) dans une deuxième division, vous devez spécifier le tarif dans la case « Inscription de 2e division » et ne pas la laisser vide. Si vous fixez un tarif pour les « Inscriptions de divisions additionnelles », mais que vous laissez le champ « Inscription de 2e division » vide, les participants ne seront pas facturés pour leur inscription dans la deuxième division.

 

Veuillez noter que les paramètres « Division(s) », « S’applique à », « Tous les inscrits », « Membres seulement », « Non-membres seulement » et « Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites » sont des paramètres communs que nous aborderons en détail ci-dessous.

(+) En savoir plus - Propre à la division/âge

L’image suivante montre l’interface pour « Propre à la division/âge ».

PARAMÈTRES
Tarif Le montant que vous souhaitez facturer.
Coût unique S’il s’agit d’un coût unique, par exemple 50 $ pour s’inscrire à notre camp d’entraînement.
Paiement récurrent Si le frais implique un paiement récurrent, par exemple un membre de club qui paie 50,00 $ par mois. Cette option vous permet de définir la fréquence de paiement et la durée de paiement.
Montant proportionnel Cette fonction vous permet d’établir un tarif au prorata. Par exemple, si votre club facture 1200 $ par an, mais offre une réduction mensuelle de 100 $, une personne s’inscrivant le 1er février paiera 1100 $, le 1er mars 1000 $, le 1er avril 900 $. Par conséquent, si une personne s’inscrit le 1er février, elle paiera 1 100 $ ; le 1er mars, elle paiera 1000 $ ; le 1er avril, elle paiera 900 $, et ainsi de suite. Quand vous définissez les montants au prorata, vous avez la possibilité de calculer automatiquement les tarifs au prorata ou de définir manuellement chaque tarif.

 

Veuillez noter que les paramètres « Division(s) », « S’applique à », « Tous les inscrits », « Membres seulement », « Non-membres seulement » et « Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites » sont des paramètres communs que nous aborderons en détail ci-dessous.

(+) En savoir plus - Tarif par jour

L’image suivante montre l’interface pour « Tarif par jour ».

PARAMÈTRES
Tarif total pour 1 jour Cette option vous permet de fixer le tarif d’inscription pour une journée de participation.
Tarif total pour 2 jours Cette option vous permet de fixer le tarif d’inscription pour deux jours de participation.
Tarif total pour ... jours L’interface affichera l’option permettant de fixer le tarif total pour le nombre de jours que durera votre événement ou votre club. Par exemple, si votre événement dure quatre jours, vous verrez les options jusqu’à « Tarif total pour 4 jours » au lieu de seulement deux jours, comme indiqué dans notre exemple.

 

Veuillez noter que les paramètres « S’applique à », « Tous les inscrits », « Membres seulement », « Non-membres seulement » et « Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites » sont des paramètres communs que nous aborderons en détail ci-dessous.

(+) En savoir plus - Groupe/famille

L’image suivante montre l’interface pour « Groupe/famille ».

PARAMÈTRES
# maximal de membres Le nombre maximal de membres autorisés à s’inscrire pour ce tarif de groupe/famille.
# de membres requis Le nombre minimum de membres qui doivent s’inscrire pour ce tarif de groupe/famille.
Fixer un tarif pour toute la famille/groupe Si l’offre est d’un montant fixe pour l’ensemble du groupe, par exemple 200 $ pour une famille de quatre personnes.
Fixer un tarif individuel par membre Ce paramètre vous permet de fixer des tarif différents pour chaque membre du groupe. Par exemple, vous pouvez fixer le tarif du premier membre à 200 $, celui du deuxième membre à 150 $, celui du troisième membre à 100 $, etc.
Renommer la famille/le groupe Vous pouvez renommer la façon dont cela apparaît sur le formulaire d’inscription. Cela peut s’avérer très utile, par exemple, si vous organisez l’inscription à une course de relais sur route (telle que le Whistler 50) et que vous avez des tarifs différents pour un relais de quatre personnes et un relais de huit personnes. Pour obtenir cette structure de tarif, vous pouvez créer deux tarif personnalisés de type « Famille/Groupe » et les renommer en conséquence. Voici un exemple de la manière dont ces tarifs famille/groupe seront affichés lors de l’inscription (l’inscrit doit d’abord choisir la taille de l’équipe).

 

Veuillez noter que les paramètres « Division(s) », « S’applique à », « Tous les inscrits », « Membres seulement », « Non-membres seulement » et « Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites » sont des paramètres communs que nous aborderons en détail ci-dessous.

(+) En savoir plus - Montant maximal

L’image suivante montre l’interface pour le « Montant maximal ».

Veuillez noter que cette option de tarification ne fonctionne pas comme un tarif autonome. Vous devez définir d’autres tarif personnalisés pour vos inscrits, et cette option limitera le montant total de leurs frais à un certain montant s’ils dépassent la limite maximale.

PARAMÈTRES
Fixer le montant maximal Fixer un montant maximal pour chaque participant.
Appliquer le tarif le plus élevé pour des divisions multiples Si les frais varient en fonction des divisions, des inscriptions à des événements ou des types d’adhésion, vous pouvez choisir de ne faire payer aux inscrits que les frais les plus élevés parmi les options qu’ils ont sélectionnées. Supposons par exemple que l’inscription en tant qu’athlète coûte 50 $ et celle en tant qu’entraîneur(e) 20 $. Si une personne s’inscrit à la fois en tant qu’athlète et en tant qu’entraîneur(e), elle ne devra s’acquitter que de 50 $, car il s’agit du coût le plus élevé pour ce type d’adhésion.
Au moment d’une inscription à un minimum Ce paramètre vous permet de spécifier le nombre minimum de divisions auxquelles une personne doit s’inscrire avant que le tarif maximum ne s’applique.
Inclure les frais de Ce paramètre vous permet de spécifier quels frais sont pris en compte dans le coût total de l’inscription. Par exemple, si vous avez ajouté un t-shirt à vendre en plus des frais d’inscription, mais que vous ne voulez pas que ces achats de t-shirt soient pris en compte dans le coût maximum.

 

Veuillez noter que les paramètres « Division(s) », « S’applique à », « Tous les inscrits », « Membres seulement », « Non-membres seulement » et « Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites » sont des paramètres communs que nous aborderons en détail ci-dessous.

(+) En savoir plus - Paramètres partagés (entre plusieurs types)

L’image suivante montre les paramètres qui s’appliquent à la plupart des types de tarifs personnalisés.

PARAMÈTRES
Division(s) Ce paramètre vous permet de choisir les divisions auxquelles s’applique votre tarif personnalisé. Par défaut, le tarif personnalisé s’applique à toutes les divisions.
S’applique à Ce paramètre vous permet de choisir les catégories auxquelles s’applique votre tarif personnalisé. Par défaut, le tarif personnalisé s’applique à toutes les catégories.
Tous les inscrits Si vous souhaitez que votre tarif personnalisé s’applique à la fois aux membres et aux non-membres.
Membres seulement Si vous souhaitez que votre tarif personnalisé ne s’applique qu’aux membres. Pour utiliser cette option, vous devez avoir ajouté le champ « # membre » dans Gérer les questions.
Non membres seulement Si vous souhaitez que votre tarif personnalisé s’applique uniquement aux non-membres. Pour utiliser cette option, vous devez avoir ajouté le champ « # membre » dans Gérer les questions.
Partager le tarif personnalisé avec d’autres dates limites Cette fonction vous permet d’utiliser le même tarif personnalisé pour plusieurs dates limites d’inscription. Par exemple, si vous avez une date limite d’inscription normale et une date limite d’inscription tardive, mais que le tarif pour les enfants de moins de 10 ans reste le même pour les deux, vous pouvez définir le tarif personnalisé pour la date limite d’inscription normale et le partager avec la date limite d’inscription tardive, ce qui vous évitera de devoir créer à nouveau le tarif personnalisé.